Orçamento: como transformar consultas de preço em atendimentos

Quantos orçamentos o seu laboratório faz por dia? Desses pacientes, quantos voltam para fazer os exames? E o laboratório liga para quem não voltou? Se as respostas são "não sei", há faturamento parado nessa conta, e recuperá-lo quase não exige investimento.

1. Identifique quem pede o orçamento

Para acompanhar, é preciso saber para quem se deu o preço. Bastam nome, data de nascimento e telefone ou e-mail. Se o paciente não quiser informar, siga sem os dados: será exceção. No LIS Bitlab o orçamento pode ser feito para um paciente já cadastrado ou com dados básicos informados na hora.

2. Registre todos os orçamentos

O orçamento gravado fica consultável a qualquer momento, e pode ser impresso, exportado em PDF ou compartilhado por QR Code. Também é possível cotar o mesmo pedido em até três convênios, ou particular e convênio, lado a lado.

3. Pergunte no balcão: "você já fez um orçamento?"

Assim o atendente evita divergência de preço ou desconto combinado e, ao gerar a requisição a partir do orçamento, o sistema registra que ele foi convertido: o paciente voltou.

4. Acompanhe duas métricas

• NOF: número de orçamentos fornecidos.
• NOC: número de orçamentos convertidos em atendimento.

A taxa de conversão é NOC ÷ NOF × 100. Se em um dia saíram 15 orçamentos e 5 viraram atendimento, a conversão é de 33%.

5. Ligue para quem não voltou

A tela de acompanhamento mostra os orçamentos por urgência (atrasados, perto do prazo, sem nenhum contato) em lista ou em quadro kanban, e guarda o histórico de contatos. Pergunte o motivo e ouça: preço melhor em outro lugar, dificuldade de ir até o laboratório, adiamento. Cada resposta sugere uma ação, de um desconto pontual a uma coleta domiciliar.

6. Melhore o processo

O painel de orçamentos mostra volume, conversão, ticket médio e os motivos de perda. Se o problema é o preço, estude uma tabela especial ou renegocie com o apoio. Se não é, divulgue os diferenciais do laboratório.

Para quem pede orçamento na recepção, vale a regra: não deixe o paciente ir embora sem resolver. Faça o cadastro adiantado e deixe a coleta pronta para o dia seguinte.