Gestão de caixas: segurança para o dinheiro do laboratório

Cada pagamento recebido na recepção passa pelo caixa. Quando o caixa é bem controlado, o laboratório sabe quanto entrou, por quem e quando. Quando não é, as diferenças aparecem no fim do mês, e achar a origem custa caro.

O ciclo do caixa

• Abertura e fechamento por operador (modelo manual) ou um caixa diário compartilhado pela unidade (modelo automático).
• Recebimento das ordens de serviço da recepção e da entrega de resultados, em várias formas de pagamento.
• Sangria e suprimento para retirar ou repor dinheiro com registro.
• Prestação de contas no fechamento, com apuração de sobras e faltas.

Três regras que protegem o caixa

1. Caixa fechado não se altera. Depois de fechado e conciliado com o financeiro, ele vira ponto de referência: o dinheiro fica rastreável e some a possibilidade de ajuste retroativo.
2. Cada movimento vai para o caixa do dia em que aconteceu. Mesmo que alguém registre depois, o lançamento é feito na data da operação, e o estorno aparece junto da transação original.
3. Estorno só com justificativa. A reversão reabre o saldo na requisição e fica registrada na auditoria, com quem fez e por quê.

Caixa vencido é caixa de risco

Se um caixa manual passa dos dias permitidos sem ser encerrado, o sistema bloqueia novos pagamentos até ele ser fechado e conferido. É um incômodo pequeno que evita um problema grande.

Conciliação contínua

Com o caixa integrado ao módulo financeiro, o que foi recebido na recepção já chega ao contas a receber, sem digitar duas vezes e sem divergência entre os dois lados.